Instrument zur visualisierungsbasierten Entwicklung transaktiver Wissenssysteme in Teams
Idee und Ziel
Die visualisierungsbasierte Entwicklung transaktiver Wissenssysteme (engl. Transactive Memory Systems, kurz: TMS) ist ein theorie- und webbasiertes Instrument zur schrittweisen Erfassung und Entwicklung von TMS in Kleingruppen. Mit einem TMS verknüpfen und nutzen Mitglieder im Team vorhandenes Wissen durch spezifische Kommunikation und ein geteiltes Wissen darüber, wer was weiß. Dies fördert die Leistung und Innovationsfähigkeit von Teams.
Das Instrument kann Teams dabei helfen, durch die Visualisierung eines vereinfachten TMS ein besseres Verständnis davon zu fördern, wer was (für einen spezifischen Anwendungskontext; z.B. ein Projekt) weiß. Darüber hinaus wird die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, welche relevant für erfolgreichen Wissensaustausch ist, beleuchtet. Darauf aufbauend können team-spezifische Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation und Nutzung vorhandenen Wissens eingeleitet werden.
Rahmen und Technische Anforderungen
Das Instrument ist speziell entwickelt für Teams, deren Mitglieder konkret an etwas zusammenarbeiten. Für die technische Durchführung benötigen alle Beteiligten einen Computer mit Internetzugang. Der webbasierte Ansatz erlaubt, dass jedes Teammitglied die benötigten Informationen vom Computer aus individuell und unabhängig in eine Datenbank eintragen kann. Der erstmalige Einsatz des Instruments zur Erfassung und Visualisierung eines TMS erfordert – je nach Teamgröße und Komplexität – mehrere Stunden. Zur Vorbereitung, Durchführung/Erhebung, und anschließenden Besprechung sowie Maßnahmenentwicklung werden mehrere Teammeetings empfohlen.
Beteiligte
Um das Instrument erfolgreich zu nutzen, ist die Beteiligung aller Teammitglieder des konkreten Teams inklusive der Führungskraft nötig. Es erfordert zudem die Festlegung einer Person (z.B. Teamleiter), welche die Maßnahme verantwortet. Idealerweise wird der gesamte Prozess von Experten (z.B. Coaches, Berater, Wissenschaftler) begleitet.
Vorgehen
Ist ein konkretes Team für die Maßnahme identifiziert, werden vorab Ziele und Meilensteine der Maßnahme sowie Kontext, beteiligte Personen, Verantwortlichkeiten, und Datenschutz geklärt. Es folgen dann 5 Bearbeitungsschritte:
- Im ersten Schritt legt die verantwortliche Person (z.B. Teamführungskraft) ein Teamprofil im web-basierten Tool an und definiert das Ziel des Teams sowie die Teammitglieder mit ihren Kernverantwortlichkeiten oder Aufgaben in Bezug auf eine konkrete Sache (z.B. ein Projekt).
- Im zweiten Schritt tragen die Teammitglieder ihre Wissensbereiche (Wissensitems), die für das Team und das Projekt relevant sind, möglichst präzise und konkret im Tool ein.
- Im dritten Schritt wird die Qualität der Kommunikation unter den Teammitgliedern über die individuelle Beantwortung mehrerer Fragen erfasst. Anschließend wird mit dem Tool eine Visualisierung erstellt, die die Teammitglieder, deren spezifischen Wissensbereiche, und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern abbildet. Ab dem Punkt steht das visualisierte TMS dauerhaft zur Verfügung und kann jederzeit aktualisiert werden.
- Im vierten Schritt bewerten die Mitglieder auf Basis der Visualisierung, inwieweit sie über die spezifischen Wissensbereiche ihrer Kollegen Bescheid wussten, was wiederum in das Ergebnis integriert wird. Anhand der Gesamtergebnisse können Rückschlüsse über das momentane TMS gezogen werden.
- Im fünften Schritt wird die Erfahrung mit der Maßnahme sowie das Resultat in der Gruppe besprochen und genutzt, um mögliche Verbesserungspotentiale aufzuzeigen und entsprechende teamspezifische Maßnahmen zur Verbesserung des TMS einzuleiten. Je nach Ergebnis können Teamworkshops oder andere auf der Gestaltenplattform dargestellte Verfahren eingesetzt werden, um die Vernetzung und den Austausch von Wissen zu fördern.
Das detaillierte Vorgehen sowie theoretische Hintergründe werden in folgender Beschreibung [LINK ZUR VERÖFFENTLICHUNG] ausführlich erläutert. Das Tool können Sie hier [LINK ZUM TOOL] runterladen.